Die betriebliche Altersversorgung (bAV) gehört in der Buchbranche zu den traditionellsten und zugleich sensibelsten Personalthemen. Viele Mitarbeitende sind lange im Unternehmen, viele identifizieren sich stark mit ihrem Verlag – und entsprechend hoch sind die Erwartungen an Verlässlichkeit und Fairness.
Doch genau hier liegt eine Herausforderung, die viele Verlage unterschätzen: Die Anpassungsprüfungspflicht nach §16 BetrAVG. Kaum ein Arbeitgeber setzt diese Pflicht vollständig und rechtssicher um – und das kann teuer werden.
1. Die Buchbranche: Hohe Bindung – hohe Verantwortung
Kaum eine Branche hat so viele langfristige Arbeitsverhältnisse wie die Buchbranche. Viele Mitarbeitende bleiben ihrem Verlag über Jahrzehnte treu, häufig sogar bis in die Rente hinein. Gleichzeitig herrscht in vielen Teams eine besondere Unternehmenskultur, die auf Vertrauen, Kreativität und Nähe ausgelegt ist.
Genau diese Besonderheit führt jedoch zu einer stillen Verpflichtung:
Arbeitgebende stehen stärker in der Verantwortung, transparente und sauber umgesetzte Vorsorgeprozesse sicherzustellen.
Die Anpassungsprüfung laufender Renten ist dabei kein Randthema, sondern ein zentraler Bestandteil der bAV‑Pflichten.
2. Was verlangt §16 BetrAVG konkret?
Die gesetzliche Grundlage ist klar:
Arbeitgebende müssen alle drei Jahre prüfen, ob die laufenden Renten ihrer ehemaligen Mitarbeitenden angepasst werden müssen.
Diese Prüfung ist verpflichtend – unabhängig von wirtschaftlicher Lage, Unternehmensgröße oder Branche.
Die Anpassungsprüfung umfasst drei Kernpunkte:
a) Prüfungspflicht
Der Arbeitgeber muss aktiv prüfen, ob eine Anpassung angemessen ist.
Es reicht nicht, einfach nichts zu tun.
b) Wirtschaftliche Lage berücksichtigen
Die Entscheidung, ob eine Anpassung erfolgt oder unterbleibt, hängt von der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens ab.
Wichtig:
- Ein Arbeitgeber darf Anpassungen ablehnen, wenn er sie wirtschaftlich nicht tragen kann.
- Aber er muss belegen, warum nicht.
c) Dokumentation
Die Prüfung muss:
- nachvollziehbar dokumentiert,
- begründet,
- fristsicher abgelegt
werden.
Hier entstehen die meisten Probleme.
3. Die häufigsten Fehler in Verlagen
Fehler 1: Die Prüfung wird gar nicht erst durchgeführt
Oft aus Unwissenheit oder fehlender Zuständigkeit.
Fehler 2: Die Prüfung wird durchgeführt – aber nicht dokumentiert
Juristisch gilt: Keine Dokumentation = keine Prüfung.
Fehler 3: Wirtschaftliche Gründe werden falsch oder unzureichend begründet
„Wir wollen Kosten sparen“ ist keine gültige Begründung.
Fehler 4: Pauschale Ablehnung aller Anpassungen
Eine automatische Ablehnung ohne Einzelfallprüfung ist rechtswidrig.
Fehler 5: Unklare Zuständigkeiten im Unternehmen
HR denkt, Finance macht es. Finance denkt, der Makler macht es.
→ Ergebnis: Niemand macht es.
4. Die Risiken für Verlage
a) Nachzahlungspflichten
Auch rückwirkend über Jahre – oft fünf- oder sechsstellige Beträge.
b) Persönliche Haftung
Je nach Situation kann sogar die Geschäftsführung persönlich haften.
c) Imageschaden
Gerade in der engen Welt der Buchbranche enorm gefährlich.
d) Rechtsstreitigkeiten
Fehlende Dokumentation + abgelehnte Anpassungen = Konflikte vorprogrammiert.
5. Wie führt man eine rechtssichere Anpassungsprüfung durch?
Ein sauberer Prozess sieht so aus:
- Berechtigte Rentner identifizieren
- Wirtschaftliche Lage objektiv prüfen
- Angemessene Anpassung bewerten
- Entscheidung formal dokumentieren
- Kommunikation mit Betroffenen
Die Herausforderung: Es ist komplex, aber nicht kompliziert – wenn der Prozess klar definiert ist.
6. Warum die Anpassungsprüfung gerade für die Buchbranche so wichtig ist
- viele historische Zusagen aus früheren Jahrzehnten
- hohe Loyalität → hohe Erwartung
- alternde Belegschaften
- bAV als kultureller Vertrauensanker
Fehler in der bAV wirken hier stärker als in vielen anderen Branchen.
7. Gute bAV stärkt Ihre Arbeitgebermarke – schlechte bAV schadet ihr massiv
Eine sauber geführte bAV:
- stärkt das Arbeitgeberimage
- schafft Vertrauen
- verbessert Recruiting und Bindung
Eine schlecht geführte bAV:
- erzeugt Misstrauen
- gefährdet Loyalität
- zieht rechtliche Risiken nach sich
8. Was Verlage jetzt konkret tun sollten
- Zuständigkeiten klar definieren
- Altzusagen & Bestandsrenten prüfen
- Anpassungsprüfung standardisieren
- HR befähigen
- Externe Expertise einbinden
Doch es gibt einen weiteren Schritt, der für viele Verlage noch wichtiger ist – und oft komplett übersehen wird.
9. Wie man die Anpassungsverpflichtung durch kluge Gestaltung entschärfen oder vermeiden kann
Das BetrAVG verpflichtet zur Anpassung —
aber es lässt Gestaltungsspielräume zu, die die Pflicht deutlich reduzieren oder sogar vollständig eliminieren können.
Gerade für Verlage ist das attraktiv, weil Zeit und Ressourcen begrenzt sind.
Hier die wichtigsten Stellschrauben:
9.1 Direktversicherung mit Beitragsorientierter Leistungszusage (BOLZ)
Der effektivste Weg, die Anpassungsprüfung zu vermeiden.
Bei der BOLZ:
- garantiert der Arbeitgeber nur die Beiträge, nicht die Leistung
- entsteht die spätere Rente ausschließlich aus dem Versicherungsvertrag
- haftet der Arbeitgeber nicht für Rentenhöhen
Folge:
Es gibt keine Arbeitgeberrente →
keine Anpassungsprüfung nach §16 BetrAVG.
Für Verlage mit wechselnden wirtschaftlichen Lagen oder begrenztem Controlling ist das nahezu ideal.
9.2 Überschussverwendung zur automatischen Rentenerhöhung
In klassischen Direktversicherungen können Überschüsse genutzt werden, um:
- die laufenden Renten automatisch zu erhöhen
- die Inflation teilweise auszugleichen
Wenn die Überschüsse verbindlich zur Rentensteigerung genutzt werden, kann dies als Erfüllung der gesetzlichen Anpassungspflicht gelten.
Damit entfällt der Prüfaufwand für den Arbeitgeber weitgehend.
9.3 Produkte mit integrierter Anpassungslogik
Moderne Rentenversicherungen bieten:
- automatische Steigerungen
- wertorientierte jährliche Erhöhungen
- Anpassungen an Überschussentwicklungen
Auch hier übernimmt das Produkt die Arbeit –
der Arbeitgeber muss nicht eigenständig prüfen.
9.4 Altzusagen modernisieren
Viele Verlage haben Zusagen aus den 80er, 90er und frühen 2000er Jahren.
Diese lassen sich oft:
a) mit Mitarbeitereinwilligung auf BOLZ übertragen, oder
b) in ein Zwei-Welten-Modell überführen:
- Altzusagen → weiterhin Prüfung
- Neuzusagen → modern & prüfungsfrei
Das reduziert die Komplexität stark.
10. Fazit: Pflicht, Chance – und Gestaltungsspielraum
Die Anpassungsprüfungspflicht ist kein Nebenthema.
Für Verlage ist sie rechtlich zwingend, kulturell relevant und finanziell nicht zu unterschätzen.
Doch sie ist beherrschbar – und mit einer klugen Modernisierung Ihrer bAV sogar weitgehend vermeidbar:
✔ Direktversicherung + BOLZ
✔ garantierte Überschussverwendung
✔ klare Produktlogik
✔ Modernisierung alter Zusagen
Das Ergebnis:
- maximal wenig Bürokratie
- minimale Haftung
- faire & transparente Versorgung
- starke Arbeitgebermarke
Und genau das brauchen Unternehmen der Buchbranche heute mehr denn je.
„Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Inhalte wurden nach bestem Wissen zusammengestellt, eine Haftung können wir jedoch nicht übernehmen. Wenn Sie eine verbindliche juristische Einschätzung benötigen, vermitteln wir Ihnen gerne geeignete Expertinnen und Experten aus unserem Netzwerk.“
Über uns – wer wir sind und wofür wir stehen
Mario Bartosch, Gründer und Inhaber der AssetSecur GmbH, ist
bAV‑Experte (Deutsche Maklerakademie), Dipl.-Betriebswirt für Versicherungswesen und seit mehr als zwei Jahrzehnten ausgewiesener Spezialist für die Themen betriebliche Altersversorgung, Finanzplanung und Biometrie. Seine tiefe Branchenkenntnis macht ihn zu einem der erfahrensten Ansprechpartner für Verlage, Medienhäuser und Kulturbetriebe.
Gemeinsam stehen wir für eine Beratung, die
– verständlich ist,
– rechtssicher strukturiert,
– auf die Besonderheiten der Buch‑ und Medienwelt zugeschnitten
– und immer auf Augenhöhe mit Arbeitgebern und Mitarbeitenden erfolgt.
AssetSecur – Absicherung mit Verstand. Beratung mit Branchenkenntnis.
Mario Bartosch
Fiona Schwesig, Geschäftsführerin und Beraterin der AssetSecur GmbH, ist Kauffrau für Versicherungen und Finanzen sowie Expertin für betriebliche Altersversorgung (Deutsche Maklerakademie). Seit 2022 verstärkt sie das Unternehmen mit modernen Beratungskonzepten rund um die bAV für Arbeitnehmende sowie die Berufsunfähigkeitsversicherung ohne die üblichen Gesundheitsfragen über die „Branchenlösung Medien“.
